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如何进行ISO 9001质量管理体系内部审核
目前,许多企业对ISO9001质量管理体系的理解比过去更深入,管理也越来越规范。内部审计是检验质量管理体系运行绩效的有效方法,是促进持续改进的动力。因此,内部审计师的审计质量尤为重要。怎样进行内部审核是许多管理者关心的问题,结合以下要点,看看你的内部审核是否在走形式。
首先,要充分有效地规划内部审计:包括内部审计人员的配置,制定审计计划,设置检查表。
(1)内审人员的配置。
选择内的选择应考虑以下几点:
A.覆盖面。
最好每个部门选一两个,至少要有生产部、质量部、技术部、管理部等主要部门的相关人员参与,因为这些部门的审计人员往往有很强的管理体系意识,可以保证审计的深度。同时要注意梯队建设,避免因人员流失而无审核员。
能力确认。
经过ISO9001标准的系统培训,获得资格认可。最好结合内部审计师培训证书和内部认可流程(实习、考核、再培训等)。),提高审计技能。
二、审计计划。
审核时机:避免一年一次的定式内审,根据系统成熟度和是否有影响系统运行的重大变化规划审核时机和频率。
审计计划应在审计日前一周左右发送给被审计部门,以便被审计部门有合适的时间准备。所有需要审计的部门和管理层都应该在计划中体现出来。最好是审计内容,包括条款号。
审核时间应根据部门管理职责的复杂性合理安排。建议生产部、质量部、技术部等主要部门的审核时间至少占总时间的1/2。
审计组长应指定协调能力强、系统管理思维强的人员(如质量主管等)。
为了体现公正性,尽量避免审核员对自己的职责负责。
(3)检查表。
一份好的检查表可以很好地指导审核员,特别是刚从事审核不久的审核员。
最好是按部门而不是按条款写检查表,这样审核员更容易把握审核,更顺畅。
写作时注意不要遗漏过程和条款,质量目标、文件控制、记录控制、能力意识培训、纠正措施等一些共同的检查点应体现在各部门的审核表中。
第二,审计过程的控制。
(1)内审核时要做到层次分明,把握审核重点,重点关注关键问题,避免走马观花,泛泛而谈。
(2)审核时多提开放式问题,充分沟通问题点,除了确认符合性外,还寻求系统完善的输入来源。
(3)审核时应跟踪上次内部或外部审核提出的问题。
(4)交叉审核的必要性。如果有些证据需要跨部门、跨功能组确认,不同的审核组成员应沟通并将信息传递给对方跟踪。
最后,内部审核结束后,必须对负面问题进行总结和跟踪关闭。
(1)内部审计中发现的负面问题应设定整改责任人和期限,并及时关闭。
(2)拟定的纠正措施应针对问题的根本原因。
(3)总结的目的:找出内部审计中发现的系统问题和主要原因,提供给管理层评估是否优化资源配置、质量目标变更等。
当然,管理层对内部审计工作的重视很大程度上决定了内部审计的有效性,管理层应证内审的顺利进行。有时候,一些企业采取了一定的奖惩措施来支持内审,但是要避免被审方因为害怕审核而采取抵制行为,影响证据的收集和判断。大家要明白,内部审计的目的是发现问题,改进问题,促进质量管理体系的不断改进。